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浅析如何完善矿业权档案管理(许书平、丁锋、董晓方、孔宁)

发布时间:2017-09-21 08:22 作者:yqadmin 来源:中国国土资源报

矿业权档案是矿业权管理全过程的真实反映,是矿业权管理的重要基础性工作。中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,对加强档案管理工作提出了新的更高要求。规范矿业权档案管理,对矿业权的市场化运作起到了重要保障作用。

近年来,国土资源管理部门高度重视矿业权档案管理工作,从制度建设到档案归档的完整性、规范性、科学性及档案的开发利用等进行了一系列探索。各地结合本地管理实际加强矿业权档案内部管理,在矿业权档案整理、归档、保管及利用等方面,探索形成了一系列规章制度。

为了规范矿业权档案管理,2005年国土资源部联合国家档案局制定了《矿业权档案立卷归档规范》,首次从国家层面明确了矿业权档案立卷归档的方法和基本原则,使矿业权档案的立卷归档有章可循。2015年国土资源部、国家档案局印发了《国土资源业务档案管理办法》,对新形势下国土资源档案管理提出了新的标准和要求,调整了矿业权档案的归档分类和范围,将探矿权分为新立、变更、延续、保留、注销、试采等6类,采矿权分为划定矿区范围、新立、变更、延续、注销等5类,进一步健全了矿业权档案归档管理制度。

2013年以来,国家审计署先后对10多个省份开展了矿产资源专项审计,指出了一些地方矿业权档案管理不够规范的问题。国土资源部对此高度重视,要求各级国土资源主管部门加强对国土资源业务档案工作的组织领导,明确档案机构,配备专(兼)职人员,保证档案工作用房和经费,配备适应档案管理现代化要求的技术设备。

在实践管理中,各地矿业权档案管理工作逐步得到加强。一方面,矿业权档案归档管理基础设施日趋完善,按照档案管理要求配置了矿业权档案归档及存放场所,改善了档案保管条件。另一方面,配备档案归档管理专业人员,加强对归档管理人员的培训及矿产资源法律法规及相关政策学习,掌握《矿业权档案立卷归档规范》规定,保证矿业权档案归档管理工作规范化、标准化、专业化。此外,加快推进了矿业权档案归档进程,使矿业权档案归档实现了常态化,并且部分省份率先实现了矿业权档案数字化。

尽管如此,当前矿业权档案依然存在管理制度建设滞后、技术手段落后、开发利用程度低等问题,亟待在实践工作中改进完善。对此,笔者结合新形势下矿业权档案工作要求,提出解决加强和完善矿业权档案管理的对策建议。

目前矿业权档案管理现有制度已不符合管理实践的需求,亟待加快建立健全档案管理制度,规范档案管理工作。2005年出台的《矿业权档案立卷归档规范》在规范矿业权档案管理工作发挥了积极作用。但是,随着矿业权管理形势变化以及管理制度不断健全,矿业权审批内容、程序,矿业权出让方式等作了较大调整,矿业权申请材料、审批过程中形成的审批文件等也随之发生较大变化,存在现行规定与管理实际不符的问题,不利于实际操作。对此,建议加快修改完善《矿业权档案立卷归档规范》,修改完善矿业权档案归档范围和分类,实现与2015年国土资源部联合国家档案局印发的《国土资源业务档案管理办法》相关规定一致;修改完善矿业权档案文件归档类目表,适应现行矿业权管理要求;增加矿业权档案立卷归档数字化管理相关技术标准和要求,以适应新形势下档案管理现代化的要求。

同时,信息公开程度越来越高,档案利用的范围和对象将逐步扩大,要求加快推进矿业权档案管理数字化和资源共享。但是,矿业权档案资料信息未实现互联互通,矿业权档案管理存在相对独立的保管状态。纵向上,各级国土资源管理部门审批登记形成的矿业权档案资料没有相互关联;横向上,矿业权档案与储量评审备案、矿业权设置方案编制及地质资料汇交等未实现链条化管理,资料信息共享有待进一步加强。对此,建议加快推进矿业权档案数字化工作,对存量矿业权档案要有计划、分步骤进行数字化。对于以往的矿业权档案由于电子文件与纸质文件不能保障完全一致,考虑档案管理的完整性以及便于查阅利用等因素,对矿业权档案进行全部扫描。同时,对于新形成的矿业权档案,在对纸质档案立卷归档的同时,要按照档案数字化管理要求,将纸质档案资料转化为数字化档案资料,并加快推进数字档案馆互联互通与资源共享。从国家层面对各级国土资源主管部门建立的矿业权数字档案馆进行统筹规划,将所有已建成的矿业权数字档案馆利用金土工程平台进行联网,实现上下级管理部门矿业权数字档案馆互联互通,形成一个以国土资源部数字档案馆为中心的金字塔形状的矿业权数字档案馆体系。

在此基础上,建立矿业权档案公开利用制度,提高档案资料的开发利用效率。不同人员查阅档案的用途不一样,在管理实践中由于没有制度规定,档案资料公开利用范围和程度受到限制。各地矿业权档案利用还仅局限于档案原件的借阅、复制、文件资料汇编等直接利用的层面,主要用于公检法查办案件、矿业权合作中的民事纠纷等作为凭证资料使用,矿业权档案中地质找矿成果资料尚未得到有效开发利用。矿业权档案除具有文书档案的真实性和原始性等特性外,其中勘查实施方案、勘查工作总结报告、开发利用方案等技术性材料,还具有较强的科研价值,要进一步加大对矿业权档案资料研究开发力度,进行科学编目和编研,把“死档案”变成“活信息”,为矿业权管理和地质找矿工作提供借鉴和指导。

此外,为确保矿业权数字档案系统安全和数字档案信息安全,要加强矿业权档案开发利用过程中的安全保密工作,加强配套安全保障体系建设。在数字化档案建设过程中,针对矿业权档案的涉密性,加强数据硬盘的保管和档案数据库建设、备份、数据迁移过程中的保密工作,特别是在档案目录的著录和图文档案的扫描过程中,严格遵照国家涉密级工作系统运行管理标准执行。建立健全档案信息公开发布保密审查制度,确保公开的档案信息不涉及国家秘密和商业秘密。

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